Приложение
к постановлению администрации
города Новокузнецка
от №

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ «ФОРМИРОВАНИЕ И СОДЕРЖАНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Административный регламент исполнения муниципальной функции «Формирование и содержание муниципального архива» (далее - административный регламент, муниципальная функция) разработан в целях эффективной реализации полномочий органов местного самоуправления по вопросам формирования и содержания муниципального архива и определяет последовательность и сроки административных процедур при осуществлении указанной муниципальной функции в городе Новокузнецке.
1.2. Наименование муниципальной функции - «Формирование и содержание муниципального архива».
1.3. Муниципальная функция исполняется МБУ «Архив города Новокузнецка» (далее - Архив).
1.4 В качестве Заявителей (получателей результата исполнения муниципальной функции) выступают государственные органы и органы местного самоуправления, организации (в т.ч. негосударственные), включенные в список источников комплектования Архива в установленном порядке.
1.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции:
-Конституция Российской Федерации от 12.12.1993г. (Источник публикации: "Российская газета", №7, 21.01.2009, "Собрание законодательства РФ", 26.01.2009, №4, ст. 445, "Парламентская газета", №4, 23-29.01.2009);
-Федеральный закон от 22.10.2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Источник публикации: "Парламентская газета" от 27.10.2004 г. №201, "Российская газета" от 27.10.2004 г. №237, Собрание законодательства РФ от 25.10.2004 г. №43 ст. 4169);
-Федеральный закон от 02.05.2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Источник публикации: "Парламентская газета" 11.05.2006 г. №70-71, "Российская газета" от 05.05.2006 г. №95, Собрание законодательства РФ от 08.05.2006 г. №19 ст. 2060);
-Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (Источник публикации: "Российская газета" от 29.07.2006 г. №165, "Парламентская газета" от 03.08.2006 г. №126-127, Собрание законодательства РФ от 31.07.2006 г. №31 (часть I) ст. 3448);
-Федеральный закон от 27.07.2006 г .№152-ФЗ «О персональных данных» (Источник публикации: "Российская газета" 29.07.2006 г. №165, "Парламентская газета" 03.08.2006 г. №126-127, Собрание законодательства Р.Ф. 31.07.2006 г. №31 (часть I) ст. 3451);
-Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 г. №2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Источник публикации: Собрание актов Президента и Правительства РФ, 10.07.1994, №2, ст. 74; Собрание законодательства РФ, Российская газета № 4, 10.01.1994г.);
-Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 г. №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (Источник публикации: "Российская газета" от 14.03.1997 г. №51, Собрание Законодательства РФ 10.03.1997 г. №10, ст. 1127);
-Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Источник публикации: Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 14.05.2007 г. №20).
- настоящий административный регламент.
1.6. Предметом исполнения муниципальной функции является формирование и содержание муниципального архива.
1.7. Должностные лица Архива при исполнении муниципальной функции имеют право:
- оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, сообщить заинтересованному лицу, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
- в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заинтересованное лицо, направившего обращение;
- получать от должностных лиц администрации города и районов, предприятий, организаций и учреждений документы, необходимые для выполнения функций, возложенных на специалистов Архива.
1.8. Должностные лица Архива при исполнении муниципальной функции обязаны:
- действовать в строгом соответствии со своими полномочиями, утверждёнными действующими нормативными правовыми актами, должностной инструкцией и настоящим административным регламентом;
-предоставлять исчерпывающую информацию, соответствующую действующему законодательству, используя информационно-справочные системы, нормативные правовые акты, разъяснения федеральных органов контроля и надзора и методические материалы;
- с должным вниманием относиться к заинтересованным лицам, не унижать их честь и достоинство, в вежливой форме информировать их по существу обращений, о порядке и сроках предоставления муниципальной функции, об основаниях, при наличии которых муниципальная функция не предоставляется, а также предоставлять иную информацию в соответствии с настоящим административным регламентом.
1.9. Заинтересованные лица при обращении в Архив имеют право:
- предоставлять дополнительные документы и материалы либо обращения;
-знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
-получать полный обоснованный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
-обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения;
-обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.
1.10. Заинтересованные лица при обращении в Архив обязаны:
-корректно обращаться к специалисту, ответственному за исполнение муниципальной функции;
- при личном приёме предъявить документ, удостоверяющий личность.
1.11. Результатом исполнения муниципальной функции является:
Обеспечение сохранности, учета, комплектования (формирования) и использования архивных фондов и архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в муниципальной собственности, иных архивных документов, находящихся на территории муниципального образования город Новокузнецк, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ

2.1. Порядок информирования об исполнении муниципальной функции:
2.1.1. Информация о порядке исполнения муниципальной функции является открытой и общедоступной, предоставляется гражданам бесплатно.
2.1.2. Информацию о порядке исполнения муниципальной функции граждане могут получить в Отделе по адресу: 654018, Кемеровская область, г. Новокузнецк, ул. Кирова, 64.
Режим работы:
летний период: зимний период:
Понедельник 8.30 - 17.45 Понедельник 8.30 - 17.30
Вторник 8.30 - 17.45 Вторник 8.30 - 17.30
Среда 8.30 - 17.45 Среда 8.30 - 17.30
Четверг 8.30 - 17.45 Четверг 8.30 - 17.30
Пятница 8.30 - 17.45 Пятница 8.30 - 17.30

Обед 12.00 - 12:40 Обед 12.00 - 13.00
2.1.3. Информирование о порядке исполнения муниципальной функции осуществляется с использованием телефонной связи и электронной техники:
Телефоны для справок:
№ Контакты Должность
1 тел. (3843) 77-09-69 , каб. директор
2 тел. (3843) 71-15-35, каб. специалисты
3 факс (3843) 77-22-84 , каб. заместитель директора

- в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования:
- официальный сайт МБУ «Архив города Новокузнецка» в сети Интернет www.archivnvkz.ru
- в письменном виде по почте или электронным каналам связи: archivnvkz@rambler.ru
- с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»: http://www.gosuslugi.ru и региональной информационной системы «Реестр государственных и муниципальных услуг Кемеровской области»: http://gosuslugi.kemobl.ru.
2.1.4. Заинтересованные лица также могут получить информацию о порядке исполнения муниципальной функции из средств массовой информации, информационных материалов (брошюр, буклетов), информационных стендов, расположенных по месту нахождения Архива.
2.1.5. Личное устное и письменное информирование о порядке исполнения муниципальной функции осуществляется по следующим вопросам:
- график работы Архива;
-место размещения на официальном сайте информации об исполнении муниципальной функции;
- перечень документов, необходимых для исполнения муниципальной функции;
- порядок и сроки исполнения муниципальной функции;
- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, принимаемых в ходе исполнения муниципальной функции.
2.1.6. На информационном стенде в помещении Архива и на официальном сайте Архива размещается следующая информация:
- график работы Архива;
- фамилия, имя, отчество руководителя Архива;
- номера справочных телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты, адрес официального сайта;
-- извлечения из правовых актов, содержащих положения, регулирующие деятельность по исполнению муниципальной функции;
-настоящий административный регламент;
- блок-схема, отображающая последовательность административных действии при исполнении муниципальной функции;
- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции.
Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.
2.1.7. Информации о местонахождении, контактных телефонах, адресах государственных, муниципальных и ведомственных архивов Кемеровской области приводится в приложении № 2 к настоящему Административному регламенту.
2.1.8.Основные требования к предоставляемой информации:
а) достоверность информации о процедуре исполнения муниципальной функции;
б) четкость и лаконичность в изложении информации;
в) полнота информирования;
г) наглядность форм предоставляемой информации;
д) удобство и доступность получения информации;
е) оперативность предоставления информации.
2.1.9. При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан, специалисты Архива подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам о муниципальной функции по справочному телефону в соответствии с графиком работы Архива.
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с наименования органа, в который поступил звонок, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего звонок.
Время разговора не должно превышать 10 минут.
2.1.10. В случае, если специалист, принявший звонок, не в состоянии самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переведен на другого специалиста, должностное лицо Архива или обратившемуся лицу должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.1.11.Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственное должностное лицо, осуществляющее информирование (консультацию), предлагает гражданину обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначает удобное для гражданина время для устного информирования.
2.1.12. Письменное информирование (консультация) при обращении заинтересованное лица в Архив осуществляется путём направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой в зависимости от способа обращения заинтересованного лица за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заинтересованного лица.
Ответ на обращение заинтересованного лица предоставляется в простой, чёткой форме и должен содержать ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя и подписывается директором Архива (в его отсутствии - лицом, замещающим)
2.1.13. При информировании (консультации) в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес заинтересованного лица.
2.2. Муниципальная функция исполняется на бесплатной основе.
2.3. Исполнение муниципальной функции осуществляется постоянно.

3.СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР (ДЕЙСТВИЙ), ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ, В ТОМ ЧИСЛЕ ОСОБЕННОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР (ДЕЙСТВИЙ) В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

3.1.Осуществление муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- принятие в пределах своей компетенции муниципальных правовых актов, регулирующих отношения по созданию, формированию и содержанию муниципального архива;
- предоставление здания или помещения, отвечающего нормативным требованиям хранения архивных документов;
- обеспечение необходимым оборудованием для хранения архивных документов и архивных фондов;
- создание оптимальных условий хранения архивных документов и архивных фондов (охранные меры, климат-контроль, санитарно-гигиенические условия и др.);
- организация хранения и комплектования (формирования), учет и использование архивных документов и архивных фондов;
- передача архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность субъекта Российской Федерации и иных муниципальных образований;
Блок-схема административных процедур приведена в приложении № 1 к настоящему административному регламенту.

3.2. Принятие в пределах своей компетенции муниципальных правовых актов, регулирующих отношения по созданию, формированию и содержанию муниципального архива

3.2.1.Основанием для начала административной процедуры является издание Администрацией города Новокузнецка в пределах своих полномочий муниципальных правовых актов по вопросам, регулирующим отношения по созданию, формированию и содержанию муниципального архива.
Подготовка, оформление, согласование принятие и опубликование муниципальных правовых актов Администрации города Новокузнецка осуществляется в соответствии с Уставом Новокузнецкого городского округа, регламентом работы Администрации города Новокузнецка.
3.2.2.Ответственность за качество подготовки проектов муниципальных правовых актов Администрации города Новокузнецка несут должностные лица структурных подразделений, вносящие данный проект на согласование.
3.2.3.Максимальный срок исполнения административной процедуры определяется в соответствии со сроком, установленным в законодательстве. Приостановление процедуры не предусмотрено.
3.2.3.Критерием принятия решения является соответствие подготовленных документов требованиям действующего законодательства.
3.2.4.Результатом осуществления административных действий по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Новокузнецка по вопросам регулирующим отношения по созданию, формированию и содержанию муниципального архива является утверждение распоряжений и постановлений Администрации города Новокузнецка.
После утверждения муниципальные правовые акты публикуются в городской газете «Новокузнецк».

3.3. Предоставление муниципальному архиву здания или помещения, отвечающего нормативным требованиям хранения архивных документов

3.3.1. Муниципальный архив размещается в специально приспособленных для хранения архивных документов отдельных помещениях здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.).
3.3.2. Строительство и реконструкция здания муниципального архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной со всеми контролирующими органами.
3.3.3. Здание представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечает требованиям рациональной планировки помещений.
3.3.4. Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:
- архивохранилища;
- рабочие помещения работников архива.
3.3.5. Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.
3.3.6. Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
3.3.7. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
3.3.8. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

3.4. Обеспечение необходимым оборудованием для хранения
архивных документов и архивных фондов

3.4.1. Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. В качестве вспомогательного или специального оборудования используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
3.4.2. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
3.4.3. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:
- расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
- расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
- расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75 см;
- расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;
- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
3.4.4. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п).

3.5. Создание оптимальных условий хранения архивных документов и архивных фондов (охранные меры, климат-контроль, санитарно-гигиенические условия и др.)

3.5.1. Архивные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, соблюдением порядка доступа в архивохранилища. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Доступ в хранилище имеют только специалисты отдела по делам архива. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Каждое хранилище оборудовано огнетушителем.
3.5.2. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ специалисты проводят при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для защиты документов применяется хранение в папках, коробках, в оберточной бумаге, которая подлежит замене при износе.
3.5.3. В архивохранилищах должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим , учитывающий специфику видов документов, что для бумажных документов составляет: температура воздуха - 17-19 град.С, относительная влажность воздуха - 50-55%. Резкие колебания температуры и влажности в хранилище не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% специалисты отдела по делам архивов предпринимают обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
3.5.4. Специалисты отдела содержат помещения архива в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ проводится систематическая влажная уборка. Не реже 1 раза в год проводится обеспыливание стеллажей и средств хранения. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ специалисты отдела подвергаю обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. Для проведения санитарно-гигиенических работ один раз в месяц планируется санитарный день.

3.6. Организация хранения и комплектования (формирования),
учет и использование архивных документов и архивных фондов

3.6.1. Хранение, комплектование, учёт и использование архивных фондов, отнесённых к собственности муниципального образования, осуществляет муниципальный архив.
3.6.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:
- постоянно - в муниципальном архиве;
- временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленного срока.
3.6.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в муниципальный архив.
3.6.4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в муниципальном архиве, не входят в состав имущества этого архива.
3.6.5. Источниками комплектования муниципального архива выступают органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы.
3.6.6. Муниципальный архив составляет проекты списков источников комплектования и представляет в установленном порядке на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела на территории Новокузнецкого городского округа.
3.6.7. После согласования экспертно-проверочной комиссией списки источников комплектования муниципального архива утверждаются распоряжением Администрации города Новокузнецка.
3.6.8. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в органах местного самоуправления либо в муниципальных организациях, передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.

3.7. Передача архивных документов, находящихся
в муниципальной собственности, в собственность субъекта Российской Федерации
и иных муниципальных образований

3.7.1. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.
3.7.2. Экспертиза ценности документов осуществляется Службой по делам архивов , муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов в соответствии с критериями происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
3.7.3. При проведении экспертизы ценности документов муниципальный архив руководствуется "Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, зарегистрированным в Министерстве юстиции Российской Федерации от 08.09.2010 № 18380, а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.
3.7.4. Специалисты отдела рассматривают и готовят к утверждению (согласованию) с экспертно-проверочной комиссии Службы по делам архивов, описи дел постоянного хранения и по личному составу, образовавшиеся в деятельности его источников комплектования.
3.7.5. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем и отделом по делам архивов. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

4. ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ

4.1. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по исполнению муниципальной функции, повышение ответственности и исполнительской дисциплины сотрудников МБУ «Архив города Новокузнецка».
Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заинтересованных лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заинтересованных лиц, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архива.
4.2. Контроль за исполнением муниципальной функции осуществляется в следующих формах:
-текущий контроль;
-плановые и внеплановые проверки;
-контроль со стороны граждан.
4.3.Система контроля исполнения муниципальной функции включает в себя:
-организацию контроля за исполнением административных процедур в сроки, установленные настоящим административным регламентом;
-проверку качества исполнения муниципальной функции;
-учет и анализ результатов исполнительской дисциплины сотрудников МБУ «Архив города Новокузнецка».
4.4.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции и принятием решений, осуществляет директор Архива.
Текущий контроль осуществляется путем проведения директором Архива проверок соблюдения и исполнения иными должностными лицами Архива положений настоящего Административного регламента - постоянно на протяжении исполнения муниципальной функции.
4.5. Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами настоящего административного регламента осуществляется посредством процедур внутреннего и внешнего контроля.
4.6. Внутренний контроль за соблюдением и исполнением административного регламента осуществляется директором Архива.
4.7. Внешний контроль за соблюдением и исполнением административного регламента осуществляется администрацией города Новокузнецка и иными уполномоченными органами и должностными лицами в соответствии с нормативными актами.
4.8. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заинтересованных лиц, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архива.
4.6. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Архива) и внеплановыми. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заинтересованного лица.
4.7. Плановые и внеплановые проверки проводятся на основании приказов директора Архива.
4.8. При проведении проверки могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением муниципальной функции:
- обеспечение прав заинтересованных лиц на исполнение муниципальной функции;
- исполнение нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции, предусмотренных пунктом 1.5. настоящего административного регламента;
- своевременность, полнота и качество исполнения муниципальной функции.
Проверка также может проводиться по конкретному обращению (жалобе) Заявителя.
4.9. Результаты проведения проверки оформляются в виде справки, в которой отражаются выявленные нарушения и замечания, а также предложения по их устранению. В случае необходимости к справке прилагаются копии документов, объяснительные записки должностных лиц Архива.
4.10. По результатам проверок принимаются необходимые меры по устранению недостатков при исполнении муниципальной функции.
4.11. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению муниципальной функции, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.12. Должностные лица и муниципальные служащие Архива, ответственные за осуществление административных процедур по исполнению муниципальной функции, несут установленную действующим законодательством Российской Федерации ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые в ходе исполнения муниципальной функции.
4.13. Контроль за исполнением муниципальной функции может осуществляться со стороны юридических лиц и граждан, их объединений и организаций путем направления в адрес Архива:
 предложений о совершенствовании нормативных правовых актов, регламентирующих исполнение должностными лицами Архива муниципальной функции;
 сообщений о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе Архива, их должностных лиц;
 жалоб по фактам нарушения должностными лицами Архива прав, свобод или законных интересов заинтересованных лиц.

5. ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ) ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ РЕШЕНИЙ И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ОРГАНА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА, ИСПОЛНЯЮЩЕГО МУНИЦИПАЛЬНУЮ ФУНКЦИЮ, А ТАКЖЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ
5.1. Заинтересованные лица вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц Архива, принятые (осуществляемые) в ходе исполнения муниципальной функции, в досудебном (внесудебном) и судебном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются решения и действия (бездействие) Архива, а также должностных лиц Архива, принятые (осуществляемые) в ходе исполнения муниципальной функции.
5.3. Основания для приостановления рассмотрения жалобы и случаи, в которых ответ на жалобу не дается:
- в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;
- - обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
- орган местного самоуправления или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
- - текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5.4. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме в Архив жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной функции.
5.5. Жалоба должна содержать:
- наименование органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заинтересованному лицу, уведомление о переадресации обращения;
- излагается суть жалобы (сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа администрации, исполняющего муниципальную функцию, а также должностных лиц);
- обстоятельства, на основании которых заинтересованное лицо считает, что нарушены его права, созданы препятствия к их реализации;
- иные сведения, которые заинтересованное лицо считает необходимым сообщить;
- проставляются личная подпись заявителя и дата.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заинтересованное лицо прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.6. В жалобе, поступившей в форме электронного документа, заинтересованное лицо в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), наименование (для юридического лица), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заинтересованное лицо вправе приложить к такой жалобе необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
5.7. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта Архива, официального сайта администрации города Новокузнецка, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заинтересованного лица.
5.8. Заинтересованные лица имеют право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.9. Заинтересованные лица имеют право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
5.10. Для обоснования и рассмотрения жалобы заинтересованные лица имеют право представлять в Архив дополнительные документы, в том числе в электронной форме.
5.11. Органы местного самоуправления и должностные лица, которым может быть адресована жалоба заинтересованного лица в досудебном (внесудебном) порядке:
5.11.1. начальник Архива:
 по адресу, шоссе Кондомское , 2, г. Новокузнецк , 654018, телефон: 8(3843) 77-09-69;
адрес электронной почты - archivnvkz@rambler.ru ;
 в ходе личного приема;
5.11.2. Первый заместитель Главы города - руководитель аппарата:
 по адресу: ул. Кирова, 71, г. Новокузнецк, 654080;
 через интернет-приемную официального сайта администрации города - www.admnkz.ru;
 в ходе личного приема.
5.12. Срок рассмотрения жалобы не должен превышать тридцати дней с момента регистрации обращения, принятого на личном приеме или поступившего по почте, электронной почте.
5.13. В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки), а также в случае направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов уполномоченный орган по рассмотрению жалобы вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на тридцать дней, уведомив лицо, направившее жалобу, о продлении срока рассмотрения.
5.14. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования являются:
 признание жалобы обоснованной и устранение выявленных нарушений;
 признание жалобы необоснованной с направлением заинтересованному лицу мотивированного отказа в удовлетворении жалобы.
5.15. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечению к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения муниципальной функции нарушения, которые повлекли за собой жалобу.
5.16. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

Первый заместитель Главы города--------------------------------

Приложение №1
к административному регламенту исполнения муниципальной функции «Формирование и содержание муниципального архива»»

БЛОК-СХЕМА
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ
«ФОРМИРОВАНИЕ И СОДЕРЖАНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ»

Формирование и содержание муниципального архива

Создание Администрацией города финансовых, материально-технических условий

Принятие в пределах своей компетенции муниципальных правовых актов, регулирующих отношения по созданию, формированию и содержанию муниципального архива Предоставление здания или помещения, отвечающего нормативным требованиям хранения архивных документов

Обеспечение необходимым оборудованием для хранения
архивных документов и архивных фондов
Создание оптимальных условий хранения
архивных документов и архивных фондов
Хранение, учет, комплектование, использование Передача архивных документов, находящихся
в муниципальной собственности, в собственность субъекта Российской Федерации
и иных муниципальных образований

Завершение муниципальной функции